開業して11年目になるのですが、飼い主の皆さんのために精一杯のことをやりたいと考え、夜間や休診日などもできる限り対応してきました。ただ、ここ最近はスタッフの退職や採用難もあり、何とかやり繰りして回していくので目一杯になってきていました。

当院では受付順番制を採用していましたが、次々にお見えになる患者さんの診察に追われているような状況だったところ、弟から「ネット予約などを導入して、患者さんの来院タイミングを分散・平準化すれば少しは楽になるのではないか？」と言われ、インターネットで検索したのがきっかけです。動物病院で予約制というのは周りにはほとんどいませんし、患者さんも予約を取るのはかえって不便ではないかと考えていました。しかし状況が状況だったため、やってみようと思いました。

「診療予約2025」ともう1社比較したのですが、「診療予約2025」は30分に3名枠というように「時間帯予約制」という考え方でつくられているのが特長だと思いました。もう1社のほうは、9:00／9:10／9:20にそれぞれ1名のようにしか予約が取れないため、柔軟性が低くなってしまい当院にはフィットしないように感じたのです。

例えば、30分3名のように時間に幅のある予約であれば、普通の診察と検査から診察に入るケースが同じ時間帯にあった場合、うまく流れを考えてやれるのですが、10分単位だとこちらの都合で順番を変えるわけにいかないといったことが挙げられます。また、10分刻みで予約を取っても、そもそも診察内容によってかかる時間も違ってきますし、飼い主の方が予約時間に遅れてしまったら、その影響が他に出てしまいます。30分3枠という運用は、これらの問題が起こりにくくなるという点で、運用がしやすそうだと考えたのです。

もう1つは、着信ポップアップシステムです。当院は予約制への移行をするにあたり、ネット予約だけでなく電話予約業務のことも考える必要がありました。着信ポップアップシステムは、患者検索をしなくても電話してこられた飼い主の方の情報が表示されるため、電話予約がスムーズになると思ったのです。これは、導入前から「絶対あったほうがいい！」と思っていましたが、実際に期待通りでした。あとは、初期費が0円なのも魅力的だと思いました。

診察の流れが本当にスムーズになり、とても満足しています。
特に予約制にした1日目は、自分でもすごく驚きました。従来ですと、長ければ1時間以上お待たせしていたのですが、この日は予約スケジュールどおりに進行し、ほぼ10分待ちぐらいで診察することができました。飼い主さんも「待たなくてよくなった。駐車場も空いていた。」と言ってくれました。私も今までは待ち時間を気にしていたので、受付スタッフからメモで待ち時間を知らせてもらっていたのですが、今はだいたい10分ぐらい、長くても30分までに収まっているので、余裕をもって診察を行うことができるようになりました。

ネット予約率がどうなるかも心配でしたが、導入2ヶ月で約30%ぐらいですので十分ご利用いただけているのではないでしょうか。飼い主さんの年齢層は広いですが、ペットは家族で飼っているのでお子さんが代理でネット予約してくれることもあるようです。

また、予約制への移行時期もよく考えて行ったのも良かったのかもしれません。フィラリアの前のDMで告知をし、その繁忙期に来院していただいたすべての患者さんに紙を配布して、「予約制に移行します。ネット予約を始めます。予約は電話でも大丈夫です。」とお伝えしました。意外だったのは、新患のネット予約が思った以上に入ってきたことで、飼い主さんからのクチコミで当院を知って、ネットから予約してくれたようです。

「診療予約2025」は導入して本当によかったですし、今となってはこれ無しでは業務をうまく回すのはきついなと感じています。